En betaling mangler dokumentation, og ingen kan huske, hvad filen hed. Måske ligger den mellem fakturaer, kvitteringer og mapper med navne, der ikke siger ret meget. Så begynder bilagsjagten: mappe efter mappe, mens resten af arbejdet venter. Med fleksibel søgning kan du i stedet bruge de oplysninger, du faktisk husker, og finde bilag på sekunder. Det er langt mere menneskeligt end at skulle gætte det præcise filnavn. Du kan læse mere her.
Start med det spor, du kan huske
Hvad husker du bedst, når et køb skal findes igen? Måske leverandørens navn, datoen eller beløbet. Skal en betaling matches med en faktura, kan du begynde med leverandøren og den omtrentlige købsdato. Du behøver ikke kende filnavnet. Det er en lettelse, for hverdagen er sjældent så velordnet, at alle kan huske dokumenternes titler.
Tænk på et bilag, du selv har ledt efter. Kan du huske, hvem købet var hos, hvad det kostede, eller hvad det skulle bruges til? Begynd med det bedste spor, og prøv en anden oplysning, hvis resultatet ikke passer. En søgning på leverandøren kan finde fakturaen, mens dato eller beløb kan skelne den fra andre køb. Selv små spor hjælper, når de ikke behøver passe ind i ét bestemt filnavn, så du kan find bilag på sekunder.
Ved månedsafslutningen leder bogholderen måske efter en kvittering på 1.248 kroner. Beløbet kan være det første søgeord, og leverandørnavnet kan indsnævre resultatet. Det er mere overskueligt end at bladre gennem en hel mappe, især når flere bilag ligner hinanden. Fleksibel søgning handler ikke om at huske mere, men om at bruge de oplysninger, du allerede har, så du kan find bilag på sekunder.
Når hukommelsen rammer ved siden af
Navne staves forskelligt, og hukommelsen rammer ikke altid plet. En kollega beder måske om dokumentation for et køb fra sidste kvartal, men du husker kun, at det var til et bestemt projekt. Søg på projektet, og prøv derefter leverandøren eller en dato, du nogenlunde kan placere. Det er rart, når søgningen følger den måde, folk faktisk husker på.
Et ekstra forsøg kan gøre forskellen. Hvis leverandørens navn ikke giver det rigtige resultat, så prøv en del af navnet, beløbet eller en anden oplysning fra bilaget. Så kan du lede på tværs af leverandører, datoer og beløb uden først at gennemgå mapper manuelt. Den bedste søgning lader dig skifte spor uden at starte helt forfra.
Det kan være fristende at blive ved med at søge på samme måde, når det første søgeord ikke virker. Men et nyt spor er ofte mere nyttigt: Hvad blev købet brugt til? Hvilken konto eller sag hørte det til? Hvis du bedre husker formålet end filnavnet, så prøv at søge på det. Lidt fleksibilitet sparer besvær, især på travle dage.
Find dokumentationen midt i arbejdet
Bilag bliver sjældent efterspurgt, når kalenderen er tom. De skal måske findes, mens en faktura behandles eller regnskabet afstemmes, og så tæller en enkel arbejdsgang. Med fleksibel søgning kan du lede efter dokumentationen ud fra de oplysninger, der er relevante for opgaven, og fortsætte, når bilaget dukker op. Det er en praktisk forbedring – ikke bare pænere mapper.
Vil du se, hvordan søgning med forskellige oplysninger kan bruges i arbejdet med bilag, kan du læse mere om fleksibel søgning. Tag udgangspunkt i en konkret opgave: en manglende faktura, en kvittering eller et køb, som en kollega skal dokumentere. Så er det lettere at vurdere, om søgemåden passer til jeres hverdag.
Forestil dig, at en faktura skal godkendes, men et bilag mangler. I stedet for at sætte opgaven på pause og gennemgå mapper kan du søge på leverandør, beløb eller købsbeskrivelse. Når dokumentationen er fundet, kan godkendelsen eller afstemningen fortsætte. Jeg holder af den slags små forbedringer: De fjerner unødige afbrydelser uden at gøre arbejdet mere kompliceret.
Gør næste bilagsjagt til en afprøvning
Vælg et bilag, der plejer at være svært at finde. Notér, hvilke oplysninger du husker: leverandør, dato, beløb eller hvad købet dækkede. Prøv et søgeord, og skift spor, hvis det ikke rammer. Så får du en konkret fornemmelse af, hvordan I kan finde bilag på sekunder, frem for at lade mapperne bestemme tempoet.
Når du har fundet bilaget, så læg mærke til, hvilket spor der virkede bedst. Måske var beløbet mest præcist; måske var det købsbeskrivelsen, der hjalp dig på vej. Den erfaring kan gøre næste søgning nemmere for både dig og kollegerne. Det er en enkel vane, og efter min mening mere holdbar end at forvente, at alle altid husker filnavne.
Start med den oplysning, der falder dig først ind, og prøv en anden, hvis resultatet ikke passer. Så bliver bilagsjagten mindre af en omvej og mere en del af arbejdsgangen. Når søgningen følger dine spor, kan du finde bilag på sekunder og vende tilbage til opgaven med dokumentationen ved hånden.
Se mere hos nordflow.io.